La productivité au travail à l’ère des smartphones

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Écrit par Agnès Michaud

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Introduction

Pouvez-vous imaginer le monde sans les smartphones ? Une époque où nous utilisions des téléphones publics au bord de la rue ou dans les magasins ? Moi, je peux.

Nous sommes en 1990 et vous attendez un appel téléphonique important. Vous avez deux possibilités :

  • attendre de recevoir l’appel
  • ou demander à votre répondeur de l’enregistrer sur une cassette

Ou bien vous êtes en déplacement et vous devez vérifier que la baby-sitter va bien, alors vous cherchez la cabine téléphonique la plus proche.

Vous travaillez dans une grande usine et votre patron vous cherche, mais il y a beaucoup de bruit et vous n’entendez pas le haut-parleur qui vous appelle, alors votre patron envoie sa secrétaire faire le tour du bâtiment pour vous trouver.

 Sommaire

  • Nous sommes devenus une société de contact instantané
  • Plusieurs types de distractions liées aux smartphones qui influencent négativement
  • L'interruption de la concentration des employés
  • La messagerie textuelle : premier mode de communication des utilisateurs de smartphones
  • Les aspects positifs de l’utilisation des smartphones sur le lieu de travail
  • Les aspects négatifs de l’utilisation du smartphone sur le lieu de travail
  • Les effets des procédures sur le moral et la productivité des employés

Culture

Le mode de vie de la société actuelle a changé en raison de l'augmentation rapide des progrès technologiques et de l'introduction des smartphones.

Nous sommes devenus une société de contact instantané

Si les gens n'ont pas de contact avec certains membres de la famille ou des amis sur une base régulière, ils ressentent un certain stress.

Certaines situations qui étaient acceptables avant les smartphones ne le sont plus nécessairement dans la société actuelle.

  • Que vous soyez un enfant de huit ans
  • un adolescent
  • un homme ou une femme d'affaires
  • un parent

...vous êtes dépendant de l'accès facile et de la nécessité d'avoir un smartphone à portée de main à tout moment, que ce soit à la maison, au travail ou à l'école.

Les gens se mettent en mode panique s'ils doivent quitter la maison sans ces appareils technologiques. Certaines personnes décrivent le fait de laisser leur smartphone à la maison comme "se sentir nu".

Les smartphones font désormais partie de la vie quotidienne de tous les membres de la société.

Par conséquent, les employeurs doivent le reconnaître et utiliser les avantages des smartphones et prévoir certaines réglementations lorsque ces appareils sont utilisés trop souvent. Ils peuvent avoir un impact négatif sur le lieu de travail.


Distractions

Plusieurs types de distractions liées aux smartphones qui influencent négativement et interrompent la concentration de nombreux employés

Nous sommes tous passés par là : l'écran de notre smartphone s'allume, vibre ou sonne à la suite d'un appel téléphonique, d'un message texte ou d'une notification sur les médias sociaux.

Cela contribue directement sur le niveau de concentration d'un employé.

Secrétaire au téléphone
Secrétaire au téléphone

Il est pratiquement impossible pour un individu d'ignorer toute notification, qu'elle soit inutile ou importante, lorsqu'il se trouve sur son lieu de travail. Il faut beaucoup de maîtrise de soi pour ignorer les notifications qui ne nécessitent pas une attention immédiate.

Les employés peuvent facilement être préoccupés par des conversations personnelles via des textos ou des médias sociaux. Il faut souvent plus de temps à l'employé pour se concentrer à nouveau et poursuivre ses tâches professionnelles.

Les recherches prouvent qu'il est plus facile de faire abstraction d'une conversation à double sens ou d'un autre employé parlant sur son téléphone professionnel que des conversations personnelles menées sur des smartphones.

Les conversations sur smartphone sont plus distrayantes pour les gens que d'entendre une conversation à deux

Dans cette génération, chaque employé possède un smartphone, ce qui suggère que les distractions sont plus nombreuses sur le lieu de travail aujourd'hui que dans les générations précédentes.


Textos

La messagerie textuelle est le premier mode de communication des utilisateurs de smartphones

Sur le lieu de travail :

  • Les SMS peuvent avoir l'avantage de permettre un contact plus rapide avec les autres employés et les clients
  • Mais ils peuvent également nuire à la productivité si le temps passé à envoyer des SMS est excessif

Certains employés peuvent dépasser le temps moyen passé à envoyer des SMS pendant la journée de travail, ce qui peut diminuer la productivité et les niveaux de concentration.

Il existe des situations quotidiennes qui augmentent la productivité

A noter

L'application mSpy s'installe dans un téléphone pour le suivre complètement à distance :
  • Surveillance complète : Accès aux appels, messages, emails, applications, et historique de navigation.
  • Mode furtif : Fonctionne en arrière-plan sans être détecté.
  • Vous recevez ce qui est écrit sur les réseaux sociaux.
mSpy (iOS et Android)

Les SMS peuvent diminuer le temps nécessaire à l'accomplissement de certaines tâches sur le lieu de travail.

Les employés et les clients peuvent envoyer des notifications et des mises à jour plus rapidement qu'un courriel.

  • Un courriel exige que la personne soit connectée à son compte de messagerie
  • un message texte est envoyé directement à un numéro de téléphone et ne nécessite pas cette étape supplémentaire de "connexion"
Un changement de date ou d'heure pour une réunion ou une conférence téléphonique peut être envoyé par SMS directement à la personne concernée, ce qui permet de gagner du temps et d'informer immédiatement toutes les personnes concernées.

Cela peut être utile pour les personnes dont les horaires de travail sont imprévisibles ou qui doivent organiser des réunions de dernière minute à la convenance des clients.

Il est possible de programmer des rappels pour les conférences téléphoniques ou les réunions importantes, ce qui permet d'envoyer une notification directement sur le smartphone, généralement quinze minutes avant.

Les aspects positifs de l'utilisation des smartphones sur le lieu de travail

La commodité est un aspect crucial que toutes les organisations et entreprises cherchent à obtenir pour leurs employés.

Les smartphones permettent aux employés et aux clients de communiquer et de se contacter rapidement et efficacement.

Avant l'apparition des smartphones, contacter d'autres clients sur leur téléphone de bureau et traiter avec des systèmes automatisés était considéré comme la "norme".

Employés connectés au travail
Employés connectés au travail

Dans la société d'aujourd'hui, c'est presque du jamais vu puisqu'il est plus facile et plus pratique de se connecter avec un autre client sur son smartphone puisque ces appareils sont si facilement disponibles.

  • Si une personne ne répond pas à un simple SMS
  • à un email
  • ou à un appel téléphonique dans un certain laps de temps

...elle peut être considérée comme "impolie" pour avoir potentiellement ignoré la notification sur son smartphone.

Les conflits sont résolus plus rapidement lorsque les smartphones sont une forme de communication possible

Les systèmes téléphoniques ou les secrétaires peuvent transférer les erreurs ou les mauvaises communications à la haute direction ou à d'autres employés qui reçoivent un message alors qu'ils sont loin de leur bureau.

Contacter un smartphone personnel et éviter l'"intermédiaire" entre les employés et les clients peut augmenter le sentiment personnel entre l'entreprise et ses employés

Contacter une personne sur son smartphone personnel peut augmenter la probabilité qu'un message urgent concernant une réunion le jour même ou même l'heure suivante soit reçu à temps.

Selon une étude de l'Université du Kansas, "les travailleurs qui utilisent leur téléphone pour faire de courtes pauses tout au long de la journée ont tendance à être plus heureux et à avoir une attitude plus positive."

Selon cette étude, les employés passent en moyenne 22 minutes par journée de travail de huit heures sur leur téléphone personnel. Cette statistique correspond à environ trois minutes par heure.

A noter :

Même au travail, certaines applications, installées dans un téléphone, permettent d'espionner toutes les conversations et localisations.

Les aspects négatifs de l'utilisation du smartphone sur le lieu de travail

La communication est extrêmement importante afin d'éviter tout malentendu ou mauvaise interprétation sur le lieu de travail entre :

  • les employés
  • la direction
  • les professionnels des RH
  • et les clients

Les interactions en face à face ont beaucoup diminué en raison de l'augmentation rapide des smartphones.

Les relations personnelles avec les employés, la direction et les clients ont été limitées par le recours exclusif à la technologie

Les relations dans le monde réel sont affectées lorsqu'elles sont remplacées par des relations électroniques.

Comment localiser quelqu'un via son numéro de téléphone ?

Scannero utilise le numéro de téléphone d'un appareil pour le suivre avec précision. Cette fonctionnalité n'est pas courante, car d'autres services nécessiteraient des données d'identification supplémentaires pour fonctionner.
Ce qui est le plus impressionnant à propos de Scannero est sa simplicité.
  1. Lorsque vous avez besoin de suivre un appareil, il vous suffit de connaître son numéro de téléphone
  2. Entrez le numéro de téléphone dans Scannero
  3. Lorsque vous faites cela, Scannero envoie un texto contenant un lien de suivi
  4. Lorsque le destinataire lit le message et clique sur le lien, vous pouvez commencer le suivi en temps réel presque immédiatement

Les gens dans la société d'aujourd'hui ont pris l'habitude de communiquer quotidiennement par texto, par courriel et par les médias sociaux, car c'est un moyen pratique et rapide de communiquer avec les autres. Du coup, personne ne prend la peine de prêter attention aux personnes qui l'entourent.

  • Cela affecte les performances
  • altère les relations
  • réduit le réseautage et la création de liens professionnels avec les autres

Les smartphones sont devenus une distraction majeure sur le lieu de travail, ce qui affecte la qualité du travail d'un employé et son niveau de concentration.

Selon une étude du Human-Computer Interaction Lab de l'université Carnegie Mellon, "les chercheurs ont constaté que le travailleur de bureau moyen dispose d'environ 11 minutes entre chaque interruption, mais qu'il lui faut environ 25 minutes pour reprendre sa tâche initiale après chaque interruption".

Le réseautage et la création de liens sont extrêmement importants dans le monde des affaires d'aujourd'hui

Les relations durables se développent à partir de contacts en personne. Il est difficile de commencer et d'entretenir des relations sans l'interaction personnelle.

L'interprétation des messages et la signification de la façon dont certains mots sont tapés et perçus ont été radicalement modifiées par l'utilisation quotidienne des smartphones et autres appareils technologiques similaires

Les expressions faciales et l'interaction personnelle jouent un rôle énorme dans la définition des sentiments d'une personne.

La façon dont une personne enverrait un texto ou un e-mail à un ami personnel ou à un client peut être complètement différente.

  • "Passez une bonne journée !"
  • ou "Passez une bonne journée."

...peut être interprété différemment lorsqu'il s'agit de taper un email à un client.

Des téléphones rangés dans un casiser au travail
Des téléphones rangés dans un casier au travail

Le point d'exclamation plutôt que le point donne une impression plus amicale. Dans les deux cas, l'employé pourrait avoir voulu dire "Passez une bonne journée" de manière réconfortante et amicale, mais la ponctuation peut modifier l'interprétation.

Les effets des procédures sur le moral et la productivité des employés

Il existe certaines politiques et procédures qui peuvent être émises en fonction de l'utilisation des smartphones et autres appareils similaires sur le lieu de travail.

Parmi les options possibles, citons :

  • une politique de tolérance zéro
  • le cas par cas
  • les pauses uniquement
  • une politique d'utilisation raisonnable

La meilleure façon d'aborder cette politique de communication électronique est de la structurer autour de la culture d'entreprise de l'organisation.

Selon la taille de l'entreprise et la culture correspondante, certaines politiques et procédures pourraient être plus ou moins appropriées.

Choisir une politique qui n'est pas structurée autour de la culture de l'organisation peut entraîner des risques et des effets négatifs sur le moral et la productivité des employés.

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