5 meilleures applications pour déplacer votre téléphone professionnel vers le cloud

Systèmes téléphoniques virtuels : Les 5 meilleures applications pour déplacer votre téléphone professionnel vers le cloud en 2021

Aujourd’hui, vous pouvez passer des appels en utilisant :

• FaceTime
• Messenger
• Google Voice
• ou des dizaines d’autres applications d’appel

Les systèmes téléphoniques virtuels font de même pour votre numéro de bureau.

Les systèmes téléphoniques virtuels, également connus sous le nom de VoIP (voice over internet protocol) et de cloud phones, sont tout simplement de meilleures options qu’une ligne fixe :

• ils sont moins chers
• plus flexibles
• et fonctionnent sur les appareils que vous utilisez le plus : téléphones mobiles, ordinateurs de bureau et ordinateurs portables

Les téléphones virtuels vous permettent d’être libre de passer et de recevoir des appels professionnels où que vous soyez, à condition de disposer d’une connexion internet.

Nous avons testé en profondeur des dizaines de systèmes téléphoniques virtuels, et voici les cinq meilleures solutions VoIP.

➟ Les 5 meilleurs systèmes de téléphonie virtuelle

Qu’est-ce qu’un système téléphonique virtuel ?

Les téléphones virtuels fonctionnent à l’aide d’une connexion internet à large bande et sont aussi faciles à utiliser que votre boîte aux lettres électronique.

Voici comment cela fonctionne :

• choisissez un service
• fournissez une carte de crédit pour payer soit mensuellement, soit pour l’année entière
• sélectionnez votre ou vos numéros de téléphone
• téléchargez une application pour commencer à passer des appels depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un téléphone mobile en quelques minutes

Pas de contrat à long terme. Pas de matériel ou d’attente d’un technicien pour installer des câbles supplémentaires.

Par ailleurs, si vous aimez l’idée de passer et de recevoir des appels à partir d’un téléphone physique, certains fournisseurs proposent des modèles VoIP compatibles moyennant un coût supplémentaire.

Une fois vos numéros configurés, vous disposez d’un grand nombre d’options pour configurer le fonctionnement de votre « système », comme :

• la messagerie vocale
• le serveur vocal interactif (IVR), également appelé « auto-attendant », qui permet de diriger automatiquement les appels entrants vers la bonne personne ou le bon service
• La création d’extensions
• l’enregistrement des appels
• les transferts d’appels
• l’envoi de SMS
• l’analyse des appels

Pourquoi des systèmes téléphoniques virtuels ?

• Utilisez l’application mobile de l’opérateur téléphonique pour recevoir et passer des appels en utilisant votre numéro professionnel
• ou transférez les appels professionnels vers votre numéro de téléphone mobile

Comparez les coûts de l’installation d’un téléphone fixe aux systèmes téléphoniques virtuels, où tout ce dont vous avez besoin pour commencer à passer des appels est un appareil (téléphone mobile, ordinateur portable, ordinateur de bureau) et un paiement mensuel – aussi bas que 10 €/mois/personne.

• Aucun matériel supplémentaire à acheter ou à remplacer.
• Pas de frais de maintenance ou d’installation.
• Pas de contrat.

Il suffit de sélectionner un ou plusieurs numéros pour votre entreprise, de fournir une carte de crédit, de télécharger une application, et vous pouvez passer des appels en quelques minutes.

Si votre équipe travaille dans le même bureau, assurez-vous que votre connexion internet peut supporter le nombre de lignes et l’utilisation du téléphone que vous prévoyez, car cela aura une incidence sur la qualité de vos appels.

⇒ A lire aussi : Comment chiffrer un Android ?

Dialpad (Android, iOS, Windows, Mac)

⇒ Site officiel de Dialpad

Dialpad a beaucoup d’atouts, avec des fonctionnalités qui séduiront de nombreux types d’entreprises.

L’une d’entre elles est l’intelligence vocale, qui transcrit automatiquement et en temps réel vos conversations téléphoniques en texte. La technologie de transcription vocale n’est pas nouvelle, mais il est rare qu’une application téléphonique intègre cette fonction.

La boîte de réception des appels, intelligemment organisée, affiche en haut :

• des catégories pour les appels manqués
• les messages vocaux
• les enregistrements
• d’autres types d’appels

L’application Android est basique (comme la plupart des applications mobiles) mais s’est avérée fiable lors des tests d’appels.

Si vous recevez beaucoup d’appels entrants pour les ventes et/ou le support, le routage des appels peut gérer cela intelligemment. Les options d’acheminement comprennent :

• l’agent inactif le plus long
• l’ordre fixe
• la rotation des appels
• l’appel de tous les agents en même temps

Les options de repli définissent ce qui se passe lorsque tous les agents sont occupés : les appels peuvent être envoyés vers un autre service, directement vers la messagerie vocale ou vers un message personnalisé.

Pour les SMS, vous pouvez envoyer des messages automatisés lorsqu’ils sont en mode « ne pas déranger » et lorsqu’ils sont reçus après les heures de bureau normales.

➟ La fonction Voice Intelligence de Dialpad

Elle transcrit vos appels en temps réel et met en évidence les sections clés, ce qui vous évite d’avoir à prendre des notes.

La précision de la dictée pour mes appels a toujours été de 90 % ou plus.

Vous pouvez également ajouter des mots, tels que :

• des noms de marque
• des acronymes
• du jargon industriel

…afin d’apprendre au système à reconnaître ces mots.

Lorsqu’un appel est terminé, la transcription s’affiche à l’écran. Cliquez sur Afficher les détails de l’appel pour :

• le réécouter
• ajouter des notes
• créer des actions
• les attribuer aux agents

Si un appel devient particulièrement négatif, le système peut alerter un responsable, qui a la possibilité d’écouter ou de se joindre à l’appel pour aider.

Vous voulez savoir si vos représentants mentionnent la dernière promotion de l’entreprise dans un appel ?

• Allez dans Tous les appels
• cliquez sur Mot-clé
• tapez votre requête

Ces fonctions d’intelligence peuvent aider les managers et les propriétaires d’entreprise à former les représentants aux appels d’assistance et de vente et peuvent être utilisées pour améliorer leurs performances.

Pour augmenter la fonctionnalité de Dialpad, connectez-le avec Zapier pour faire des choses comme créer des tickets dans votre système de support ou des activités dans votre CRM chaque fois qu’il y a de nouveaux appels dans Dialpad.

➟ Prix de Dialpad

•  À partir de 15 €/mois/utilisateur pour le forfait Standard qui comprend les appels, les SMS et le chat interne illimités. Les forfaits comprennent un numéro local.
• Si vous souhaitez obtenir un numéro gratuit, vous devrez payer un supplément de 15 €/mois et 0,02 €/minute.
• En outre, seul le plan Enterprise (100 utilisateurs minimum) offre des extensions téléphoniques.

⇒ Les applications pour la protection de la vie privée

GoToConnect (Android, iOS, Windows, Mac)

⇒ Site officiel de GoToConnect

GoToConnect (anciennement Jive Communications) sera familier à ceux qui ont utilisé la plateforme sœur GoToMeeting ou l’une des marques de la société mère de SaaS LogMeIn.

➟ Prix de GoToConnect

• À partir de 22 $/mois par utilisateur avec jusqu’à 20 utilisateurs pour le plan de base.
• La tarification de cette plate-forme VoIP est échelonnée en fonction du nombre d’utilisateurs.
• Lorsque vous passez au deuxième niveau d’utilisateurs (21-99), le coût par utilisateur passe de 26 $ à 23 $ par mois pour le plan standard de niveau intermédiaire.

La fonction Find me follow me vous permet d’acheminer les appels en fonction d’une séquence. D

Disons que vous avez une journée chargée au bureau et en dehors, mais que vous ne voulez manquer aucun appel de vente. Vous pouvez définir une séquence pour les appels entrants :

• 1) aller d’abord vers le poste d’un collègue (sonnerie pendant 10 secondes)
• 2) appeler votre numéro de portable (sonnerie pendant cinq secondes)
• 3) appeler le poste de votre responsable

Les étapes peuvent varier, tout comme les durées de sonnerie.

Le filtrage des appels vous permet de créer des listes pour bloquer les spammeurs et des listes pour les clients VIP qui seront dirigés directement vers votre ligne sans passer par la réception automatique.

Le chat interne de base et la vidéoconférence complètent les canaux, et tous deux sont accessibles depuis l’application.

➟ Options d’intégration à GoToConnect

• Slack
• Salesforce
• Zendesk
• Zoho
• Microsoft
• et une soixantaine d’autres applications

Aircall (Android, iOS, Windows, Mac)

Site officiel de Aircall

À 30 $ par mois par utilisateur avec un minimum de trois utilisateurs pour leur plan Essentials, Aircall est le système le plus cher de notre liste.

Cependant, il possède des fonctionnalités spécifiques aux équipes de vente et de service que les autres n’ont pas.

Si ces services passent beaucoup de temps au téléphone et ont besoin de fonctions pour rester productifs, Aircall vaut la peine de faire un essai gratuit.

➟ La configuration initiale est simple

Il a fallu moins de cinq minutes pour choisir un numéro, le tester et ajouter des messages d’accueil pour les appels entrants.

Chacun de ces messages peut être personnalisé avec votre propre fichier audio ou, dans le cas des messages, avec des options de conversion texte-voix utilisant des voix préenregistrées d’hommes ou de femmes dans un anglais accentué britannique, australien ou américain.

➟ Les fonctions de productivité de AirCall

Elles aident les équipes de vente et de service à gérer efficacement les appels :

• automatiser le processus d’acheminement
• améliorer la collaboration entre les équipes

Par exemple, l’appel parallèle vous permet de mettre en pause un appel en cours et de lancer une autre conversation sur un autre numéro (pour recueillir des informations supplémentaires), en passant de l’un à l’autre selon les besoins.

Avec le routage des appels, vous pouvez déterminer qui recevra le prochain appel entrant en fonction de la disponibilité et des compétences, telles que les capacités techniques.

Lorsqu’un appel se termine, vous avez la possibilité de :

• l’ajouter comme contact
• créer des notes
• l’attribuer

➟ Le fil d’actualité de AirCall

Il fournit des données en temps réel sur :

• les temps de réponse aux appels
• les appels en attente
• le temps d’attente moyen
• la disponibilité des utilisateurs

De là, vous pouvez également surveiller les appels en direct à des fins de coaching. L’agent sera informé que son responsable écoute l’appel et pourra entendre à la fois le client et son responsable. Le client, bien sûr, n’entendra que l’agent.

➟ Plus de 60 intégrationsde AirCall

• On peut intégrer AirCall avec des CRM
• des services d’assistance
• des applications de commerce électronique
• de chat
• et d’autres applications permettent de renforcer la connexion d’Aircall avec votre entreprise

⇒ (SMS, mots de passe, réseaux sociaux, localisations)

8×8 (Android, iOS, Windows, Mac)

Site officiel de 8×8

En arrivant sur le site de 8×8, ma première pensée a été « entreprise », c’est-à-dire que ce service est conçu pour les grandes entreprises possédant plusieurs sites et des milliers d’employés.

Le site est vaste, la section des ressources est vaste, et ils semblent offrir des solutions téléphoniques pour tout type d’organisation, du gouvernement fédéral aux services financiers.

Et oui, ils ont de gros clients, mais ils offrent également des appels, des vidéos et des chats illimités à partir de seulement 12 $/mois par utilisateur.

Pour les petites entreprises qui ont besoin d’un système de communication tout-en-un, 8×8 vaut vraiment la peine d’être exploré – avec une mise en garde initiale.

➟ S’il y a un inconvénient à 8×8, c’est que la navigation est maladroite

Lorsque vous vous connectez, vous accédez à une page pratiquement vide avec quatre options :

• Mon 8×8,
• Administration,
• Réunions (paramètres vidéo)
• et Assistance

Chacune de ces options vous amene à une page différente.

Pour ajouter à la désorientation, chaque page semble provenir d’un site Web différent. Toutefois, une fois que vous aurez compris le fonctionnement du site, il ne devrait pas être trop difficile d’y naviguer.

➟ La configuration des actions d’appels entrants

Compte tenu de l’expérience initiale avec la navigation, je m’attendais à un combat similaire pour la configuration. À ma grande surprise, la configuration des actions d’appels entrants a été l’une des plus intuitives parmi toutes celles testées.

Pour le message de bienvenue, il vous est demandé si vous souhaitez configurer un message d’accueil, et si oui, comment, avec des options pour taper ou enregistrer un message d’accueil.

Mon message d’accueil en synthèse vocale – la voix était un peu trop informatisée à mon goût – a ensuite été testé facilement en un clic.

• Pour enregistrer un message d’accueil, vous pouvez télécharger un fichier ou demander à l’application d’appeler votre téléphone portable.
• Si vous prévoyez d’utiliser un menu d’appel (« appuyez sur 1 pour les ventes, 2 pour le support »), vous devrez inclure ce menu dans votre message d’accueil.

➟ Le traitement des appels offre des options pour savoir où les appels entrants sont envoyés

• appeler votre équipe
• la messagerie vocale de l’équipe
• le menu automatisé
• être redirigé vers un numéro spécifique

Le menu automatisé fournit des instructions faciles à suivre pour sélectionner l’endroit où chaque appel sera acheminé. Et pour être sûr que tout est acheminé correctement, l’application effectue un appel test pour vous avant que vous ne publiiez les paramètres.

Pendant un appel, vous pouvez envoyer un texte ou lancer un appel vidéo en un seul clic. Mes appels de test se sont connectés rapidement, et la qualité de l’appel était excellente.

De même, les vidéos se sont connectées rapidement et avec une bonne qualité.

➟ Les fonctionnalités vidéo

• Citons le partage d’écran
• le sous-titrage
• le chat
• l’enregistrement

L’analyse vidéo, qui se trouve dans la rubrique Réunions du menu principal, permet de recueillir des données sur les participants, la durée, les commentaires des utilisateurs, etc.

Le système de chat interne est assez basique, mais vous pouvez créer des salles de chat, tenir plusieurs chats et joindre des fichiers, ce qui est probablement suffisant pour la plupart des petites équipes.

Synchronisez votre calendrier (Google, Outlook, iCloud et autres) pour planifier facilement des appels et des réunions vidéo.

➟ Les intégrations CRM

• Vous trouverez des intégrations natives avec des plateformes telles que Salesforce
• HubSpot
• Zoho
• Pipedrive
• Sugar

⇒ Acheter un smartphone sans carte SIM à nos enfants à Noël

OpenPhone (Android, iOS, Web, Windows, Mac)

Site officiel d’OpenPhone

Si vous êtes seul ou que vous dirigez une petite équipe et que vous avez besoin d’un système téléphonique peu coûteux et sans fioritures, OpenPhone est un excellent choix.

• Il est facile à configurer
• à utiliser
• et dispose de fonctions automatisées très pratiques pour rester en contact avec les appelants

Pour commencer, vous avez le choix entre un numéro local, un numéro gratuit ou la portabilité d’un numéro existant.

Pour configurer, cliquez sur votre nouveau numéro pour accéder à tous les paramètres disponibles.

Si vous êtes dans un petit bureau ou atelier, vous pouvez donner accès au numéro à vos coéquipiers.

• Ils pourront passer des appels
• voir les messages
• et seront sonnés par les appels entrants

Une autre fonction pratique est la possibilité de configurer des messages automatiques pour les appels manqués pendant et après les heures de bureau.

Ainsi, si vous êtes en réunion mais que vous souhaitez répondre immédiatement pour informer vos interlocuteurs, vous pouvez leur envoyer un message automatique personnalisé :

« Merci d’avoir appelé. Je serai en réunion jusqu’à 15 heures (MST). Comment puis-je vous aider ? »

D’autres fonctionnalités incluent le transfert d’appel et une liste pour bloquer les appelants de spam.

➟ Intégrations de OpenPhone

• CRM de HubSpot
• Slack
• Google Contacts
• Zapier

➟ Coût d’OpenPhone

• À partir de 10 $/mois pour des appels et des SMS illimités aux États-Unis et au Canada.
• 5 $/mois pour des numéros de téléphone supplémentaires.

Quel est le meilleur système téléphonique pour votre équipe ?

Avez-vous besoin de fonctions de productivité pour vos équipes de vente et de service ?

Aircall facilite le traitement d’un grand nombre d’appels grâce à des fonctions telles que :

• l’acheminement automatisé
• l’appel en parallèle
• une sélection d’éléments d’action qui s’affichent à l’écran lorsqu’un appel est terminé

Les gestionnaires apprécieront la fonction Live Feed, qui leur permet d’avoir un aperçu en temps réel de la performance de leurs représentants.

Vous avez besoin d’une solution peu coûteuse ?

À seulement 10 $/mois/utilisateur, le plan Standard d’OpenPhone est le système téléphonique le moins cher de nos tests et l’un des plus faciles à configurer.

Vous avez besoin d’appels, de vidéo et de chat interne en un seul service ?

8×8 propose un forfait d’entrée de gamme relativement bon marché qui peut gérer ces trois canaux.

Vous souhaitez que vos appels soient transcrits ?

Dialpad est le meilleur choix pour cela, et c’est une excellente solution globale.

Souhaitez-vous regrouper votre VoIP avec d’autres solutions professionnelles ?

GoToConnect fait partie d’un groupe d’applications comprenant des logiciels de webinaires, de réunions et de formation.

Il s’agit donc d’un excellent choix si vous utilisez déjà le logiciel LogMeIn ou si vous prévoyez de l’étendre et pourriez le faire à l’avenir.

Chacun de ces cinq systèmes a obtenu de bons résultats lors de nos tests, avec une configuration rapide et facile et une excellente qualité d’appel.