Gmail

En 2004, Google a lancé Gmail, et comme Google aime souvent le faire avec ses produits, il a totalement bouleversé le secteur.

Avant Gmail, vous disposiez d’un espace dérisoire pour vos emails, et vous deviez vous en accommoder. Mais maintenant Gmail offrait un giga d’espace sur une base d’invitation seulement. Ce jour-là, j’étais prêt à vendre ma grand-mère pour une invitation à Gmail (et je l’aime beaucoup).

Depuis 2004, Google n’a cessé de travailler sur Gmail au point d’en faire une puissance dans le secteur de l’email et d’écraser les petits mortels. Qu’est-ce que Gmail exactement ?

Qu’est-ce que Gmail ?

Je suis content que vous le demandiez car j’étais sur le point de vous le dire. Gmail est le service d’email de Google, mais je ne vais pas aller jusqu’à vous dire ce qu’est un email. Je pense que pratiquement tout le monde sur la planète sait ce qu’est l’email. Vous pouvez y accéder par le Web ou par une application pour smartphone.

L’utilisation du service de base est gratuite et suffit amplement aux besoins de la plupart des gens. Mais les professionnels devront peut-être passer à la version payante de Google Office, qui alimente l’email de votre site web et fournit des services Google pour votre domaine. Mais cela n’entre pas dans le cadre de cet article.

Aujourd’hui, nous nous concentrons uniquement sur le service gratuit destiné au commun des mortels.

En quoi Gmail est-il meilleur que les autres ?

De toute évidence, il existe de nombreux services email autres que Gmail.

• Yahoo Mail est toujours présent sous une forme fantomatique,
• de même que Windows Live Mail,
• Outlook,
• GMX,
• Protonmail,
• Yandex,
• AOL (croyez-le ou non),
• et bien d’autres encore, y compris le compte fourni par votre FAI.

Alors pourquoi choisir Gmail pour vos besoins en emailing ?

Jetons un coup d’œil à quelques-unes de ses caractéristiques.

Des quantités énormes d’espace

Comme je l’ai dit au début, vous disposiez d’un espace minuscule avant l’arrivée de Gmail. Vous n’êtes pas satisfait ? Et alors ? Supprimez quelques emails, faites de la place et arrêtez de vous plaindre.

Mais quand Gmail est arrivé, ils ont donné un gigaoctet d’espace aux utilisateurs, et ça n’a pas arrêté. À l’époque, c’était tellement d’espace que les gens le considéraient comme un « stockage illimité ». Ils n’arrivaient pas à se faire à l’idée qu’ils avaient autant d’espace. Certains blogueurs de l’époque ont commencé à préconiser l’utilisation de Gmail comme système de stockage de fichiers internet. N’oubliez pas qu’il n’y avait pas de stockage en nuage à l’époque.

Du jour au lendemain, tous les services d’email ont dû se mettre au diapason de leurs offres de stockage. Quelques mégaoctets d’espace ne suffisaient plus.

Si vous avez besoin de plus d’espace, vous devez mettre à niveau votre espace Google Drive, que vous pouvez également utiliser pour Gmail. C’est ce que je fais, et j’ai maintenant plus de 100 gigaoctets d’espace.

D’excellentes fonctions de recherche

L’un des avantages de disposer de tout cet espace est que vous pouvez archiver les emails et les oublier. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de retrouver un email particulier plus tard ?

Eh bien, Gmail ne serait pas un produit Google sans une fonction de recherche exceptionnelle pour l’accompagner. L’ajout de quelques mots-clés dans le champ de recherche permet de trouver des emails et des types de pièces jointes (par exemple, des emails contenant uniquement des pièces jointes PDF).

• Vous pouvez filtrer par date,
• email de l’expéditeur,
• plage de dates,
• étiquette,
• et bien d’autres choses encore.

Protections avancées contre le spam et le phishing

Le spam est une épine continuellement dans le pied des utilisateurs d’email depuis que les premières adresses email ont commencé à être utilisées. Qui ne s’est pas vu offrir du viagra bon marché du Canada ou une part de dix millions de dollars par un prince nigérian ?

Gmail a toujours eu de très bonnes protections contre le spam, qui empêchent le pire des spams de passer. Bien sûr, il n’est pas parfait – rien ne l’est jamais – mais il apprend quand vous appuyez sur le bouton « spam » d’un email.

Tous les futurs emails de cette personne seront marqués comme spam et envoyés dans le dossier spam.

De même, si vous voyez dans le dossier spam un message qui n’en est pas un, vous pouvez facilement le marquer comme un faux positif et l’envoyer dans la boîte de réception.

Si un lien contenu dans un email semble suspect ou si Gmail a reçu des rapports indiquant que le lien a causé des problèmes, vous recevrez un avertissement bien visible en haut de l’email. Un autre conseil consiste à désactiver le chargement automatique des images dans Gmail afin de désactiver les traceurs cachés dans l’email.

En ce qui concerne la sécurité, la société a récemment ajouté la possibilité de protéger vos messages à l’aide de la fonction Mode confidentiel.

Réponses automatiques

Pour quelqu’un comme moi qui reçoit beaucoup d’emails nécessitant des réponses répétitives, la fonction « Réponses automatiques » est une aubaine en termes de productivité. Vous pouvez créer des e-mails pré-rédigés et, en cliquant sur une option du menu, vous collez automatiquement le texte dans l’email.

• Ainsi, lorsque des spécialistes du marketing me proposent des articles, je peux configurer une réponse automatique pour leur dire que mon adresse email n’existe pas et que l’email a échoué.
• Je peux envoyer le texte de ma demande d’emploi lorsque je postule pour une mission en freelance.
• Ma signature automatique peut également être utilisée comme réponse automatique.

Boîtes de réception multiples

Si vous avez beaucoup de choses à faire dans la vie, comme le travail, vous pouvez trouver utile d’avoir plusieurs boîtes de réception sur votre écran. Les emails provenant de différentes étiquettes apparaissent alors sur l’écran de la boîte de réception.

Les emails eux-mêmes sont en fait archivés, mais ils apparaissent sur la page de la boîte de réception, à condition qu’elle porte l’étiquette nécessaire. Cette fonction n’est pas fournie par défaut. Vous devez l’activer dans l’onglet « Avancé » des paramètres.

Étiquettes et filtres

Avant l’email, vous traitiez probablement beaucoup de papier et vous stockiez probablement tout ce papier dans un classeur.

Désormais, vous pouvez organiser les emails de votre boîte de réception et de vos archives en utilisant des étiquettes. Ces étiquettes apparaissent sur le côté gauche de l’écran et peuvent être codées par couleur.

Vous pouvez également effectuer une recherche uniquement sur une étiquette particulière. Les étiquettes peuvent être supprimées des emails à tout moment et peuvent être jointes aux emails par lots importants.

Quant aux filtres, ils font toute la différence si vous cherchez à avoir une boîte de réception sans stress et sans encombrement. Les emails entrants peuvent être envoyés directement vers des étiquettes ou directement vers la poubelle.

Si un email va constamment dans la poubelle, vous pouvez utiliser un filtre appelé « ne jamais envoyer dans les spams » . Des filtres sont disponibles pour transférer les emails vers d’autres adresses ou services, tels que Slack ou Kindle.

Apps Gmail

Ce sujet mériterait un article à lui tout seul, car il y a tellement de choses à explorer. Mais pour faire court, Google autorise désormais les développeurs tiers à permettre à leurs applications de s’intégrer à Gmail.

• Il peut s’agir de grands noms tels que Trello et Dropbox.
• Ou de plus petits comme Streak et GfyCat.

Avec les petites entreprises, vous devez faire preuve de beaucoup de prudence quant aux autorisations que vous leur accordez pour votre email. Néanmoins, ces modules complémentaires sont très utiles.

Gmail hors ligne

Internet n’est pas présent partout dans le monde. Je sais, c’est insupportable d’y penser, n’est-ce pas ? Chaque fois que mon téléphone indique « Pas de connexion internet » , j’ai soudain du mal à respirer. Comme le dit le dicton, « La maison est l’endroit où le Wi-Fi se connecte automatiquement ».

Ne pas avoir d’internet peut être ennuyeux, surtout si vous avez un fournisseur d’accès irrégulier. C’est pourquoi la fonction Gmail hors ligne est si intéressante. En l’activant dans les paramètres, vous pouvez télécharger un certain nombre d’emails sur votre ordinateur (jusqu’à 90 jours) et répondre aux emails dans votre boîte de réception.

Mais ils ne seront évidemment pas envoyés aux gens tant que votre internet ne sera pas rétabli. Vous ne recevrez pas non plus de nouveaux emails tant que votre connexion ne sera pas rétablie. Mais au moins, vous pouvez éliminer votre arriéré.

Raccourcis clavier

Une autre fonctionnalité de l’onglet « Avancé » dans les Paramètres, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour :

• ouvrir une nouvelle fenêtre d’email,
• faire défiler en avant et en arrière votre boîte de réception,
• archiver,
• supprimer,
• et bien plus encore.

Après avoir activé la fonctionnalité, allez dans la section Raccourcis clavier dans les Paramètres. Des paramètres préétablis y sont déjà présents, mais s’il y en a un qui ne vous plaît pas, vous pouvez le changer pour autre chose.

Conclusion

Il existe de nombreuses autres fonctionnalités dans Gmail, mais pour un débutant, ce sont celles sur lesquelles vous devriez initialement vous concentrer.

• Je n’ai même pas abordé les fonctions d’annulation d’envoi
• de mise en favoris d’emails individuels
• et de dossiers

Google améliore constamment son service d’email, cela vaut donc la peine d’ouvrir un compte et de profiter de ce qu’il offre.

D’autres sources