La pire façon de répondre au téléphone que j’aie jamais entendue est celle d’un cabinet d’optométriste de Normandie où la réceptionniste disait simplement « Bureaux ».
C’était moins personnel que de dire « bonjour », et pourtant, les appelants n’avaient aucune idée du type de « bureaux » qu’ils avaient réellement atteints ou s’ils avaient simplement composé le mauvais numéro.
Voici quelques conseils sur la meilleure façon de répondre au téléphone et de paraître professionnel
Répondez avant la troisième sonnerie
Vous ne voulez pas faire attendre vos interlocuteurs.
Attendez d’avoir le téléphone à côté de votre visage pour commencer à parler.
De nombreuses personnes se précipitent pour parler avant que le téléphone ne soit en place. Si votre téléphone ne capte pas bien les sons lointains, votre interlocuteur risque de n’entendre que la fin de vos propos.
« C’est Agnès » peut ressembler à « …est », ce qui est encore plus déroutant que « Bureaux ».
Présentez l’entreprise et vous-même lorsque vous décrochez le téléphone
S’il existe une formule de salutation officielle sur votre lieu de travail, utilisez-la. Sinon, le plus sûr est de dire quelque chose comme
« Bonjour. C’est Untelephone.com. Agnès à l’appareil. Comment puis-je vous aider ? »
Soyez convenablement formel
Au lieu de « Une seconde », dîtes « Puis-je vous mettre en attente ? »
Au lieu de « Qui est à l’appareil ? », dîtes « Puis-je demander qui est à l’appareil ? »
Vous devez toujours paraître plus formel au travail que vous ne le feriez à la maison ou sur votre propre téléphone.
Si l’appel n’est pas pour vous, transférez-le à la bonne personne
Si vous ne savez pas comment transférer un appel sur votre téléphone, demandez à quelqu’un de vous montrer comment faire dès que possible.
Si la bonne personne n’est pas disponible, prenez un message et donnez-le-lui. Soyez aussi utile que possible, même si ce n’est pas votre travail.
Souriez lorsque vous parlez
Cela se ressent dans votre voix.
Que vous soyez cadre ou réceptionniste, ces conseils vous permettront d’avoir l’air amical et professionnel chaque fois que vous décrochez le téléphone.
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