L’utilisation abusive du téléphone portable personnel au travail

Les manières de combattre l’utilisation abusive des téléphones portables sur le lieu de travail

Les travailleurs qui utilisent des téléphones portables alors qu’ils devraient travailler posent de nombreux problèmes aux propriétaires de petites entreprises.

L’utilisation abusive des téléphones portables entraîne souvent des pertes financières dues :

• à une baisse de la production
• au non-respect des délais
• et aux heures supplémentaires forcées

Les perturbations causées par les sonneries de téléphone portable et les conversations personnelles peuvent également frustrer les autres employés et nuire à leur moral.

Pour lutter contre ce problème, vous devez modifier radicalement votre façon de gérer vos employés.

Conseils

• Fixer des limites telles que des restrictions d’utilisation
• Mettre en œuvre une politique écrite
• Surveiller l’utilisation des téléphones portables de vos employés

Cela devrait aider à prévenir les abus de téléphones portables, mais une surveillance ou une discipline peut être nécessaire dans certains cas.

Limitations d’utilisation

L’un des moyens dont disposent les propriétaires de petites entreprises pour lutter contre l’utilisation abusive des téléphones portables consiste à fixer des limites à l’utilisation des téléphones portables personnels et de l’entreprise.

Politique relative aux téléphones portables

Une politique écrite que les employés doivent lire et signer est essentielle pour lutter contre l’utilisation abusive des téléphones portables sur le lieu de travail.

Lorsque vous établissez verbalement des règles ou que vous ne les réunissez pas toutes dans un seul document, vous donnez aux employés la possibilité d’interpréter les règles ou de prétendre qu’ils ne les ont jamais reçues.

Une politique détaillée, rédigée dans un langage clair et simple, qui décrit toutes les règles et les mesures disciplinaires potentielles, est moins sujette à interprétation et protège votre entreprise.

Par exemple, si l’utilisation du téléphone portable d’un employé entraîne la perte d’informations confidentielles ou une poursuite judiciaire, la reconnaissance signée par l’employé de la politique peut vous aider à soutenir toute action que vous entreprenez contre lui.

Surveillance des téléphones portables

L’observation attentive et la reconnaissance des actions des employés peuvent également vous aider à lutter contre les abus de téléphones portables.

La surveillance révèle qui enfreint vos règles et tous les domaines de votre politique qui permettent aux employés de les contourner. Ces informations peuvent vous aider à encadrer ou à sanctionner les contrevenants et à réviser votre politique afin de combler les lacunes.

Un logiciel comme mSpy suffit à pratiquer cette surveillance. Une fois cette application installée dans le téléphone, elle se fait invisible et vous renvoie sur votre tableau de bord tous les détails de l’utilisation du téléphone :

• géolocalisation
• SMS
• photos et vidéos
• messages écrits
• réseaux sociaux

Ici la présentation du logiciel mSpy

En outre, les employés sont moins susceptibles d’enfreindre les règles lorsqu’on leur rappelle que vous observez de près la façon dont ils utilisent le temps et les biens de l’entreprise.

Les méthodes de surveillance comprennent l’observation visuelle et la vérification des enregistrements des téléphones portables de l’entreprise pour détecter les appels personnels ou les surcharges internet.

Rappels sur le lieu de travail

Vous pouvez également réduire les abus de téléphones portables en rappelant sur votre lieu de travail l’une ou l’ensemble de vos politiques.

Les rappels comprennent des copies de votre politique apposées sur les tableaux d’affichage dans les salles de pause, et des panneaux accrochés dans les endroits où vous autorisez et interdisez l’utilisation des téléphones portables.

Une zone autorisée peut comporter un panneau affichant :

• une image de téléphone portable
• « Téléphones portables autorisés »
• ou les deux

Les zones interdites telles que les centres d’appel ou les zones de fabrication, dans lesquelles l’utilisation peut interférer avec la production ou potentiellement causer un accident, peuvent avoir :

• un panneau affichant une image de téléphone portable couverte par un symbole d’interdiction rouge
• « Pas de téléphone portables »
• ou les deux

Ces types de rappels font qu’il est difficile pour les employés d’oublier vos prescriptions ou de prétendre à l’ignorance lorsqu’ils enfreignent les règles.

Mesures disciplinaires en cas de violation des règles

Une fois que vous avez mis en place des règles et des rappels, le renforcement de ces règles vous aide à lutter contre l’utilisation abusive des téléphones portables.

Lorsqu’un employé enfreint les règles, appliquez rapidement et publiquement une ou plusieurs des mesures disciplinaires prévues dans votre politique.

Le fait de poursuivre les actions disciplinaires montre à l’employé et au reste de votre personnel que vous vous engagez à respecter votre politique. Vos employés seront moins enclins à enfreindre les règles relatives aux téléphones portables s’ils savent que votre politique est plus qu’une simple menace.

Vidéo expliquant la notion de faute en droit du travail

Interdire le portable au travail

Téléphone portable travail

Que faire lorsqu’un employé passe trop de temps sur son téléphone portable ?

Les téléphones portables sont une source de distraction pour beaucoup d’entre nous et nuisent à la productivité sur le lieu de travail.

• 20% des employeurs pensent que leurs employés sont productifs pendant moins de 5 heures par jour
• 50% d’entre eux pensent que les téléphones portables sont à blâmer

Chaque bip, bourdonnement et lueur émanant de nos appareils personnels sont conçus pour nous attirer tout en détournant notre temps et en perturbant notre concentration.

Un bref appel ou un message texte ici ou là peut ne pas nuire à la productivité de manière perceptible, mais une utilisation excessive peut devenir un gros problème.

Utilisation du portable personnel au travail

Faites face à la réalité

Les téléphones portables sont là pour rester. Bien qu’un environnement sans appareil soit l’idéal pour votre lieu de travail, ce n’est plus une attente réaliste.

95% pour cent des occidentaux possèdent aujourd’hui un téléphone portable quelconque, et les employeurs soucieux de la famille savent que, même si le travail passe avant tout, les appareils personnels sont essentiels pour les employés.

À moins que des problèmes de sécurité ne se posent, l’interdiction des téléphones portables sur le lieu de travail peut être perçue comme une sanction et entraîner des problèmes de moral.

Bien que le blocage des signaux cellulaires sur votre lieu de travail puisse être une solution tentante, elle n’est pas pratique.

Désactiver le Wi-Fi peut entraver vos propres communications professionnelles, et un brouilleur de téléphone portable, qui peut effectivement couper les signaux dans toute votre zone d’activité, est non seulement dangereux, mais parfois aussi illégal.

Il vaut mieux accepter les téléphones portables dans la vie professionnelle moderne et établir des politiques pour leur utilisation. Tant que vous appliquez les politiques que vous avez mises en place, vous devriez voir l’utilisation se stabiliser à des niveaux raisonnables pour votre entreprise.

Utilisation du téléphone personnel au travail

Fixez des limites

Vous pouvez choisir de fixer des limites à l’utilisation du téléphone portable qui dépendent de la nature de votre entreprise, du travail de chaque employé et des types de problèmes que vous avez rencontrés.

Par exemple, l’utilisation du téléphone portable est généralement interdite dans les circonstances suivantes

• Lors de réunions, de sessions de formation et de conférences
• Lorsque les employés sont en contact avec les clients
• Dans les zones de production et les cuisines
• Lors de l’utilisation d’équipements lourds
• En conduisant, sauf si une connexion Bluetooth est disponible ou si le conducteur est arrêté sur le côté de la route

Votre politique en matière de téléphonie mobile doit définir :

• Quand il est acceptable d’utiliser un téléphone portable pendant la journée de travail (par exemple pendant les pauses et à l’heure du déjeuner)
• La fréquence et la durée des appels autorisés pendant les heures de travail
• Si les casques sont autorisés
• Où stocker les appareils personnels
• Garder les téléphones hors de vue, par exemple dans un tiroir de bureau, est un moyen efficace de réduire les distractions au minimum
• L’utilisation appropriée pendant les heures de bureau (par exemple interdire les jeux et la musique)

Assurez-vous que les limites que vous fixez sont justes et flexibles. Vous pouvez toujours renforcer vos politiques si nécessaire.

Définir l’étiquette en matière de téléphone portable

Non seulement les téléphones portables distraient leurs propriétaires, mais les appels peuvent être particulièrement ennuyeux pour les employés qui sont assis près de l’interlocuteur.

Ces directives peuvent minimiser les perturbations et contribuer à maintenir la paix, même lorsque les employés sont au téléphone :

• Régler les téléphones portables sur vibreur
• Régler les sonneries sur silencieux
• Parlez doucement
• Des appels courts
• Prendre des appels personnels en privé
• Éviter les propos offensants
• Utiliser les SMS comme une alternative rapide et silencieuse aux conversations téléphoniques
• N’utilisez pas les appareils photo des téléphones portables (pour protéger la vie privée de chacun)

Mettez par écrit votre politique en matière de téléphonie mobile

Pour vous assurer que votre politique de conduite appropriée en matière de téléphonie mobile est comprise et suivie, mettez-la par écrit.

Expliquez vos termes dans un langage clair et sans ambiguïté, ainsi que la raison d’être de chacun d’eux, par exemple pour assurer la sécurité ou maintenir la productivité.

Indiquez les mesures disciplinaires qui seront prises en cas de violation des conditions de la politique. Ces mesures peuvent comprendre plusieurs étapes (avertissement verbal, avertissement écrit et avertissement final) et peuvent inclure :

• une interdiction d’utilisation du téléphone portable si l’utilisation interfère avec les opérations commerciales
• la possibilité de résiliation si l’utilisation provoque un accident ou viole la politique de confidentialité de l’entreprise

D’où viennent les appels téléphoniques quand un employé téléphone au travail ?

Interdiction d’utiliser le téléphone portable

Exigez que tous les employés examinent et signent la politique, en indiquant qu’ils en comprennent les termes et les conséquences des violations.

Prêcher par l’exemple

Si vous voulez que vos employés adoptent de nouvelles habitudes en matière de téléphonie mobile, vous devez être irréprochable dans la modélisation du comportement que vous souhaitez cultiver.

Si vous prenez des appels personnels ou des SMS pendant les réunions, vos employés ne prendront pas votre politique en matière de téléphonie mobile très au sérieux.

Soyez un excellent modèle, et vos employés seront plus enclins à suivre le mouvement.

Faites appliquer votre politique

Appliquez votre politique de manière cohérente et uniforme.

Le simple fait de se promener sur le lieu de travail peut être un moyen efficace de réduire l’utilisation du téléphone portable, mais attention à ne pas en faire trop. Rester planté peut être perçu comme de la micro-gestion, qui alimente le ressentiment des employés et finit par se retourner contre eux.

Au début, vous devrez peut-être faire des rappels quotidiens. Si les problèmes persistent après une période provisoire et provoquent des perturbations sur le lieu de travail ou une baisse de productivité, il est peut-être temps d’avoir une conversation plus sérieuse avec les employés dont les habitudes d’utilisation du téléphone portable sont plus ancrées.

Prenez des mesures disciplinaires

Lorsque vous prenez des mesures disciplinaires, suivez la progression habituelle consistant à émettre :

• un avertissement verbal
• un avertissement écrit
• un avertissement final
• avant de licencier un employé

Documentez minutieusement vos discussions et soyez aussi équitable que possible afin de réduire le risque de répercussions juridiques.